Как организовать конференцию: 7 полезных советов

Итак, вы хотите организовать конференцию? Организация конференции — отличный способ исследовать свою отрасль, свое сообщество и бизнес. Это шанс для вас собрать людей вместе. Проведение собственного мероприятия может стать отличной возможностью обменяться визитными карточками с другими специалистами в вашей области и за ее пределами. Но что нужно для организации успешной конференции? Насколько это сложно? И, самое главное, с чего начать?

1. Найдите соорганизатора

Сотрудничество имеет важное значение для организации хорошей конференции с нуля. Даже если это возможно, я не советую вам организовывать конференцию самостоятельно. Помните, что конференции — это способ общения людей. Если вы находитесь в комнате в одиночку, пытаясь решить, как лучше всего объединить людей, это уже плохое начало.

Сотрудничество является ключом! Наличие другого специалиста, который поможет принять решение, поможет с административными задачами и окажет моральную поддержку, имеет большое значение. Свяжитесь с другими в вашем сообществе, спросите совета у друзей, родных, поделитесь опытом и сделайте его запоминающимся.

2. Выберите тему

Это «клей», который удерживает вашу конференцию. Не слишком переживайте по этому поводу — тема не должна быть сложной. При выборе вашей темы, есть несколько вещей, которые следует учитывать:

• Кто ваша целевая аудитория?
• Каков ваш месседж?
• Что участники должны получить от вашей конференции?

Когда вы знаете ответ на эти вопросы, выбор темы становится намного проще.

3. Найдите место и определите дату

Выбор места проведения мероприятия — залог успеха, потому что местоположение очень важно. Хотя существует бесчисленное множество причин найти правильное место (и выбрать правильную дату), некоторые выделяются больше всего.

• Легко ли добраться? 
• Это близко к аэропорту? 
• Легко найти? 
• Во сколько обойдется вашим гостям аренда гостиничного номера? 
• Как насчет парковки? 
• Что будут делать ваши посетители во время перерывов? 
• Какие погодные условия в это время?

Даже если ваша конференция — однодневное мероприятие, местоположение важно. Если вы хотите, чтобы участники хорошо провели время, сделайте это не просто конференцией и выберите удобное во всех смыслах место. В России одним из самых популярных мест проведения конференций является город Сочи. К примеру, отель Sea Galaxy (оф.сайт — seagalaxy.com) имеет всю необходимую инфраструктуру для такого мероприятия.

К слову о датах. Если возможно, узнайте, когда проходят другие конференции в вашей отрасли. Лучше избегать планирования вашей конференции слишком близко к тем мероприятиям, которые могут охватывать те же темы.

4. Определитесь с ораторами

После того, как ваша тема установлена ​​и место забронировано, вы готовы начать набор докладчиков. Существуют два основных способа привлечения ораторов:

1. Пригласите людей, которых хотите видеть
2. Устройте открытый набор

Как насчет компенсации расходов докладчика? Это хороший вопрос. Как минимум, рассчитывайте покрыть расходы на проживание и билет на конференцию. Если позволяет ваш бюджет, покрытие расходов на проезд также будет уместно. Что бы вы ни решили, четко сообщите о своем решении спикерам. Нет ничего хуже, чем недоразумение из-за недостаточного информирования.

5. Найдите спонсоров

Что касается спонсоров — лучше, когда речь идет не о получении денег на ваше событие, а о продаже рекламных площадей. Стоит задуматься о поиске человека или группы, с которыми вы можете установить более глубокие и длительные отношения между вами и вашими посетителями. Кроме того, важно предоставить вашим потенциальным спонсорам всю информацию. Расскажите им о мероприятии, кто будет участвовать и что подразумевает их спонсорство. Помните, все дело в общении.

6. Организуйте продажу билетов

Продажа билетов, безусловно, является одной из самых стрессовых частей организации конференции. Вы должны решить, сколько билетов выпускать, разрешены возвраты и / или переводы, какие способы оплаты будут приняты… и этот список можно продолжить до бесконечности. Чаще всего, этот вопрос доверяют сторонним специализированным сервисам.

7. Рекламируйте свое мероприятие

Существуют бесчисленные способы распространения информации. У вас уже есть помощники, тема, место, спикеры, спонсоры и способ продажи билетов. Теперь вам просто нужны гости! Маркетинг вашего мероприятия важен. Люди не появятся просто из воздуха. Если вы новичок в конференц-блоке, люди могут даже не знать, что ваше событие происходит.

Вот несколько советов, которые помогут распространить информацию:

• Начните рассылку, но не перебарщивайте со спамом
• Поделитесь событием в социальных сетях
• Попросите своих спонсоров поделиться событием в социальных сетях
• Пусть ваши спикеры пишут об этом в блоге
• Публикуйтесь на других сайтах

Еще один важный совет о маркетинге — дать потенциальным посетителям своего рода сообщение «почему вы должны прийти». С таким количеством конференций, из которых можно выбирать, почему они должны идти именно на вашу? Зачем им тратить деньги? Что отличает ВАШУ конференцию? В современной экономике у людей очень много способов потратить деньги. Если вы хотите, чтобы они пришли на ваше мероприятие, объясните им причину и вернитесь к вашей теме.