Как выбрать место проведения конференции: 6 полезных советов

Когда вы выбираете место проведения конференции, контрольный список может помочь вам разобраться во всех возможных вариантах. Правильно выбранный конференц-зал может иметь решающее значение, особенно если является одной из ваших ключевых затрат. Задайте себе следующие вопросы, чтобы убедиться, что не пропустили ничего важного.

1. Насколько доступно местоположение?

Ваши делегаты должны быть в состоянии добраться до места с минимально возможной суетой — будь то по воздуху, по железной дороге, или на машине. Если ваша база делегатов является международной, убедитесь, что место встречи находится в пределах легкой досягаемости аэропортов.

Если вы организуете многодневную конференцию, также неплохо бы проверить, есть ли поблизости рестораны, кафе и бары, где ваши делегаты могут пообщаться до или после конференции. Вы также должны подтвердить, есть ли на месте достаточная парковка для гостей, которые приедут на автомобилях. Если вы используете мобильное приложение для конференций, оно должно быть оснащено интуитивно понятной картой, которая поможет направлять людей по вашему месту встречи.

2. Кейтеринг

Хотя кейтеринг часто рассматривается как отдельный элемент от заведения, они переплетаются. У большинства мест есть своя собственная кейтеринговая служба. Если вы решите воспользоваться услугами выездного питания, вам может потребоваться дополнительное финансирование. На самом деле это стандартная практика с большинством объектов, обеспечивающая максимальную прибыль.

Это особенно касается мест, которые часто используются для проведения свадеб. В таких заведениях взимается так называемая плата за нарезку торта, если торт приносят из внешней пекарни, а не из собственной. Плата за откупорку также может взиматься за подачу алкогольных напитков на открытом воздухе. Заранее уточните у заведения, есть ли плата за использование услуг общественного питания. Ваш договор о месте проведения должен указывать такие расходы.

3. Арендная плата

Аренда объекта, вероятно, будет одним из самых больших накладных расходов. Ожидайте высокую плату, особенно если выбираете высококлассное учреждение. К счастью, это также область, где вы можете сэкономить. Все зависит от договоренности.

Цены на большинство мест варьируются в зависимости от спроса. Если возможно, попытайтесь запланировать свое мероприятие на время, когда спрос на самом низком уровне. Это обычно дни с понедельника по четверг, зимой или летом, в зависимости от региона, и после того, как все основные праздники закончились. Помимо того, что место будет дешевле, оно также будет более доступным в эти времена. Если ценообразование является важным фактором, гибкость в дате и времени поможет вам сократить расходы, перенеся мероприятие в низкий сезон или в другое время.

4. Wi-Fi и техническое оснащение

Насколько мощный Wi-Fi в конференц-холле? Могут ли все без исключения получить хороший прием? Много ли розеток, где гости могут заряжать свои мобильные устройства? Техническая доступность важна и с вашей стороны. Вам нужно знать, например, включено ли аудио / видео оборудование, или нужно поставить свое собственное.
Если гости не смогут подключить свои устройства, это будет фактором в их общей критике события. Всегда проверяйте Wi-Fi на месте проведения, прежде чем бронировать место. Временный доступ к Wi-Fi всегда может быть настроен сторонней службой.

5. Удобства

Что входит в стоимость аренды помимо использования объекта? В некоторых местах предоставляются услуги кастодиана, бармена и службы безопасности. Другие могут также иметь некоторые дополнительные услуги, которые оценят гости, такие как бильярдный стол, массажные кресла, спа или тренажерный зал. Небольшие удобства могут включать бесплатное использование печатного / копировального аппарата, бесплатную воду в бутылках и так далее.
Изучите этот вопрос перед подписанием договора о месте, о том, что входит в стоимость места, налоги / НДС и тарифы на обслуживание, что будет дополнительно и по какой цене.

5. Жилье

Некоторые гости могут приезжать из других районов или даже из страны. Этим людям понадобится ночлег. Есть ли отель в квартале от места проведения? Если отели находятся дальше, есть ли трансфер прямо к месту встречи?

Исследуйте близлежащие центры размещения, как бутик-отели, так и более дешевые хостелы. Если нескольким гостям требуется жилье, то уточните в этих местах, достаточно ли свободных мест на день мероприятия. Также не мешало бы узнать о возможных комнатах для вашей группы. В этом плане отлично подойдет конференц-зал Гранд-отеля Жемчужина в Сочи, где есть все необходимое.

Вы должны проявлять инициативу и задавать вопросы при выборе места проведения. Вам нужно знать место встречи, как тыльную сторону ладони, чтобы обеспечить гостям лучший опыт конференции.